Como realizar uma Reunião Eficaz

Objetivo: Tornar as reuniões produtivas e que transcorram num clima de cooperação e respeito às sugestões e opiniões dos participantes.

Procedimento:

O Coordenador da reunião deve liderar o processo.

Se você é o líder da reunião, saiba que é o facilitador, que tem a responsabilidade de dar um tom positivo e produtivo e promover uma interação saudável entre os participantes.Para tanto, prepare-se para a reunião. Tenha a pauta da reunião comobjetivos muito bem definidos e mantenha todos os participantes bem informados e peça que todos se prepararem para contribuir positivamente comos resultados esperados e cumprimento da agendado plano.O facilitador eficaz consegue manter os integrantes da equipe no foco do assunto, garantindo que os temas abordadoscheguemaos resultados planejados.

Use os itens da pauta na reunião para mantero foco

Durante a reunião, vá utilizando os itens da pauta como um fio condutor. Se alguém entrar por outros assuntos, gentilmente, mas com firmeza, conduza o grupo de volta ao foco. E faça com que cada item esteja construído e consolidado antes de passar para o próximo.

Envolva os participantes

Cada encontro de trabalho tem vários tipos de personalidades presentes nas reuniões. Assim, o líder do comitê deve buscar o tempo todo o equilíbrio entre os colegas da reunião, facilitando a integração de todos, moderando aqueles que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais e aqueles que ficam retraídos e só escutam e não falam e outros tipos. Assim, você terá um resumo da reunião para cobrar encaminhamentos e os participantes terão mais responsabilidade com os compromissos que ficaram de realizar. Consiga uma integração: cuide que toda a equipe puxe o trabalho e não que apenas um se sobressaia e empurre os outros numa direção.

Pontue a reunião com itens de ação

Agir em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir isso da equipe, pontue a reunião com itens de ação específica. Nomeie a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que constitui a conclusão do item da ação, fazendo uma espéciede acordo com o responsável.

Discuta sobre o clima organizacional e possíveis barreiras na empresa

Enquanto a reunião se desenvolve, provoque ou acolha, se alguém manifestar, a visualização dos cenários na rotina do dia a dia, as barreiras que podem ser ultrapassadas para que os membros da equipe alcancem os resultados de cada itemnas áreas da empresa. Trate as barreiras como coisa natural. E sugira soluções: comprometa-se com encaminhamentos que são de sua responsabilidade e deixe o caminho aberto para auxiliar se a equipe precisar. Não tem como fazer uma reunião produtiva sem mostrar comprometimento.

Defina a data da reunião seguinte

É importante sinalizar a data da próxima reunião ou, pelo menos, aproximadamente. Assim os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e agirão nesse sentido. Nas conversas de rotina, faça referências à próxima reunião, valorize a participação de cada um individualmente e comente o quanto achou a última reunião produtiva.

Ferdinand Moura

O Presidente da EBCB – Empresa Brasileira de Consulting in Business, Ferdinand Moura, criador da metodologia do Método Gestão Para o Lucro – MGL®, Administrador, Executivo de grandes empresas, MBA em Gestão Empresarial e Coaching (FESP-SP*), Master Coach, Mestrando em Business Administration na Florida Univerty Cristian, Orlando- EUA, Consultor Empresarial, especializado em abordagens inovadoras de criação e gestão de negócios voltados para alta competitividade.

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